Εφόσον συντρέχει ένας, τουλάχιστον, από τους λόγους για τους οποίους επιστρέφεται η εγγυητική, ο ενδιαφερόμενος θα πρέπει να υποβάλει στο Τμήμα σχετικό γραπτό αίτημα.
Για σκοπούς διευκόλυνσης το Τμήμα ετοίμασε ειδικό έντυπο, το οποίο κατά την υποβολή του, θα πρέπει να είναι συμπληρωμένο και υπογεγραμμένο.
Ιδιαίτερη προσοχή θα πρέπει να δίδεται στην ορθή αναγραφή του αριθμού φακέλου ή το ΔΕΑ / ARC του υπηκόου τρίτης χώρας για τον οποίο ζητείται η επιστροφή της εγγυητικής και του αριθμού της εγγυητικής.
Τα έντυπα υποβάλλονται στο Τμήμα Αρχείου Πληθυσμού και Μετανάστευσης ή στα επαρχιακά κλιμάκια της Υπηρεσίας Αλλοδαπών και Μετανάστευσης. Μπορούν επίσης να αποσταλούν μέσω ταχυδρομείου, φαξ, ηλεκτρονικού ταχυδρομείου (εφόσον συμπληρωθούν, υπογραφούν και κατόπιν σαρωθούν).
Όταν το Τμήμα εξετάσει το σχετικό αίτημα και εφόσον συντρέχει λόγος επιστροφής της εγγυητικής, τότε αποστέλλεται στον ενδιαφερόμενο επιστολή με την οποία ενημερώνεται για την επιστροφή της εγγυητικής του. Η επιστολή κοινοποιείται και στην τράπεζα μέσω της οποίας εκδόθηκε η εγγυητική. Κατά μέσο όρο η εγγυητική επιστρέφεται τρεις (3) μήνες μετά την αποστολή του αιτήματος στο Τμήμα, νοουμένου ότι συντρέχει ένας, τουλάχιστον, από τους λόγους που αναφέρονται πιο πάνω.